Warum ein Firmenumzug anders geplant werden muss als ein Privatumzug

Bei einem Büroumzug sind deutlich mehr Parteien im Spiel: die Geschäftsleitung, die IT-Abteilung oder der externe IT-Dienstleister, der neue und der alte Vermieter, oft auch Kundinnen und Kunden, die während der Umzugswoche weiter bedient werden wollen. Dazu kommt, dass Büromobiliar und -technik meist einen höheren Wert haben als ein durchschnittlicher Hausrat: Bildschirme, Serverracks, Aktenschränke mit sensiblen Unterlagen, teils auch Maschinen oder Laborausstattung.

Deshalb läuft ein Firmenumzug bei uns nicht nach Schema F ab, sondern beginnt mit einer Begehung beider Standorte. Wir schauen uns die Zufahrt an, prüfen, ob und wo eine Halteverbotszone bei der Gemeinde beantragt werden muss, und besprechen mit Ihnen, welche Abteilungen zuerst umziehen sollen, damit der Betrieb möglichst durchgehend weiterläuft.

Der Zeitplan: Was wann passieren sollte

8 bis 12 Wochen vorher

• Mietvertrag für die alten Räume prüfen und Kündigungsfristen sowie Rückgabetermin festhalten
• Halteverbotszonen für Auszugs- und Einzugsadresse bei der jeweiligen Gemeinde beantragen
• Mit der IT-Abteilung oder dem externen Provider den Termin für die Serverumstellung fixieren
• Inventar aufnehmen: Was zieht mit, was wird entsorgt, was eingelagert?

4 Wochen vorher

• Mitarbeitende informieren, Zuständigkeiten pro Abteilung festlegen
• Beschriftungssystem festlegen: Farbe oder Nummer pro Abteilung, Stockwerk und Raum
• Telefon- und Internetanbieter über den Wechsel informieren, Portierung der Rufnummern anstossen
• Termin für die Endreinigung der alten Räume mit Abnahmegarantie buchen

Die Umzugswoche

• Arbeitsplätze werden ausserhalb der Geschäftszeiten oder am Wochenende demontiert
• Server und sensible Unterlagen werden separat und mit erhöhter Sorgfalt transportiert
• Am neuen Standort werden Arbeitsplätze nach Plan wieder aufgebaut und in Betrieb genommen

Ablauf am Umzugstag

Ein fester Teamleiter koordiniert vor Ort, damit Rückfragen nicht über drei Ecken laufen. Möbelschreiner aus unserem Team demontieren und montieren anspruchsvolles Mobiliar fachgerecht, etwa höhenverstellbare Tische, Empfangstheken oder massgefertigte Einbauschränke. Vertrauliche Unterlagen werden in verschliessbaren Boxen transportiert, nicht offen gestapelt. Bei grösseren Firmenumzügen arbeiten wir häufig über Nacht oder am Wochenende, damit der Betrieb am Montag ohne Unterbruch weiterläuft.

Ein Praxisbeispiel aus unserem Alltag: Bei einem Umzug eines Treuhandbüros mit 25 Arbeitsplätzen von Zürich nach Zug haben wir die Aktenschränke am Freitagabend nach Geschäftsschluss demontiert, über Nacht transportiert und die Arbeitsplätze am Samstag wieder aufgebaut. Am Montagmorgen war jeder Bildschirm am gewohnten Platz, inklusive Netzwerkkabel.

Was ein Firmenumzug in der Schweiz kostet

Wie bei unseren Privatumzügen rechnen wir auch beim Firmenumzug nach effektivem Aufwand im Viertelstunden-Takt ab, An- und Rückfahrt inbegriffen, mit einer Mindestdauer von drei Stunden. Wie lange ein Umzug dauert, hängt vom Volumen, der Anzahl Stockwerke und davon ab, ob ein Lift vorhanden ist. Für schwere Gegenstände wie Tresore oder Serverracks über 100 kg Eigengewicht berechnen wir CHF 150 pro angefangene 100 kg. In der Offerte erhalten Sie einen konkreten Richtwert für die zu erwartende Dauer, nicht nur eine Pauschalzahl aus dem Bauch heraus.

Alle Preise verstehen sich inklusive Transportversicherung über CHF 100'000 pro Fahrzeug und Haftpflichtversicherung über CHF 10 Mio., exklusive 8,1 Prozent Mehrwertsteuer.

Diese Punkte übernimmt SwissLogistik für Sie

• Eigenes, festangestelltes Personal statt wechselnder Subunternehmer, mit mindestens drei bis fünf Jahren Erfahrung
• Verpackungsmaterial: Stretchfolie, Wolldecken, Schutzhüllen für Bildschirme und Bilder, Floorliner für empfindliche Böden
• Zwischenlagerung von Mobiliar, falls die neuen Räume noch nicht bezugsbereit sind
• Entsorgung von ausgemustertem Büromobiliar
• Endreinigung der alten Räume mit Abnahmegarantie gegenüber dem Vermieter

Diskretion bei sensiblen Unterlagen und Kundendaten

Ein Treuhandbüro, eine Anwaltskanzlei oder eine Arztpraxis transportiert nicht einfach Möbel, sondern auch Akten, die dem Berufsgeheimnis unterstehen. Solche Unterlagen packen wir in verschliessbare, blickdichte Boxen und behandeln sie als eigene Transportkategorie, getrennt vom übrigen Mobiliar. Unser Personal ist fest angestellt und nicht über wechselnde Subunternehmer organisiert, das schafft durchgehende Verantwortlichkeit von der Demontage bis zur Wiederinbetriebnahme. Auf Wunsch unterzeichnen wir zusätzlich eine Vertraulichkeitserklärung für den konkreten Auftrag.

Zusammenarbeit mit Vermieter und Hausverwaltung

Beim alten Standort geht es meist um die vertragsgemässe Rückgabe: besenreiner Zustand, funktionierende Storen, keine Bohrlöcher ohne Rückbau. Wir empfehlen, das Übergabeprotokoll mit der Verwaltung frühzeitig zu vereinbaren und die Endreinigung so zu terminieren, dass zwischen Auszug und Abnahme kein unnötiger Leerlauf entsteht. Beim neuen Standort klären wir vorab mit der Verwaltung oder dem Facility Management, ob es Vorgaben zu Anlieferzeiten, Lastenlift-Reservierung oder Anlieferzonen im Untergeschoss gibt. Solche Details kosten am Umzugstag selbst am meisten Zeit, wenn sie nicht im Voraus geklärt sind.

Checkliste für Ihren Firmenumzug

• Mietvertrag und Kündigungsfristen für die alten Räume geprüft
• Halteverbotszonen für beide Adressen beantragt
• Termin mit IT-Dienstleister für Serverumzug fixiert
• Zuständigkeiten pro Abteilung festgelegt und kommuniziert
• Beschriftungssystem für Kartons und Möbel definiert
• Telefonie und Internet für Umzugsdatum vorbereitet
• Endreinigung der alten Räume gebucht
• Facility Management am neuen Standort über Anlieferzeiten informiert

Häufig gestellte Fragen zum Firmenumzug

Wie weit im Voraus sollten wir einen Firmenumzug planen?

Für kleinere Büros mit bis zu zehn Arbeitsplätzen reichen häufig vier bis sechs Wochen. Bei grösseren Standorten mit eigener Serverinfrastruktur empfehlen wir acht bis zwölf Wochen, damit auch die IT-Umstellung, die Halteverbotszonen und die Kommunikation an die Mitarbeitenden sauber koordiniert werden können. Bei Firmen mit mehreren Abteilungen lohnt es sich zudem, den Umzug in Etappen zu planen, damit nicht der ganze Betrieb gleichzeitig stillsteht.

Können Sie auch ausserhalb der Geschäftszeiten umziehen?

Ja. Gerade bei Firmenumzügen arbeiten wir oft abends, nachts oder am Wochenende, damit Ihr Betrieb am nächsten Arbeitstag ohne Unterbruch weiterläuft. Bei Bürogemeinschaften mit mehreren Mietparteien im selben Gebäude stimmen wir die Anlieferzeiten zusätzlich mit der Verwaltung ab, damit sich niemand in die Quere kommt.

Wie ist unser Firmeninventar während des Umzugs versichert?

Jeder Transport ist über CHF 100'000 pro Fahrzeug versichert, dazu kommt unsere Haftpflichtversicherung über CHF 10 Mio. Bei besonders wertvollen Einzelstücken, etwa spezialisierten Maschinen, medizinischen Geräten oder hochwertiger Serverhardware, besprechen wir eine allfällige Zusatzversicherung individuell vor dem Umzugstermin.

Übernehmen Sie auch die Wiedereinrichtung im neuen Büro?

Ja. Unser Team montiert die Arbeitsplätze nach Ihrem Plan wieder auf und stellt sie an der gewünschten Stelle auf, inklusive Beschriftung nach Abteilung oder Raum. Auf Wunsch begleiten wir auch den Aufbau von Empfangsbereichen, Sitzungszimmern oder Serverracks, sofern dies mit Ihrem IT-Partner abgesprochen ist.

Planen Sie einen Firmenumzug in der Schweiz? Rufen Sie uns unter +41 44 589 71 71 an oder fordern Sie direkt online eine kostenlose, unverbindliche Offerte an. Wir besprechen mit Ihnen den Zeitplan und sagen Ihnen, mit welcher Dauer und welchen Kosten Sie realistisch rechnen können.